Upphandling och upphandlingsprocessen är av stor vikt och förväntas återspegla ambitionen avseende skolskjuts. Vanligtvis avser upphandling anskaffning av skolskjutskapacitet (olika fordon) över en tidsperiod (vanligtvis mellan 3 och 5 år). OptiPlan har utvecklat en upphandlingsmetodik i fyra faser som använda att upphandla ”rätt kapacitet” till ”rätt pris”.

OptiPlan erbjuder projektledning och specialisttjänster. I första fasen kartläggs behovet vilket utgör grunden för ett väl genomarbetat förfrågningsunderlag.

OptiPlan förordar att projektet organiseras med en styrgrupp/uppdragsgivare och en projektgrupp. Projektet leds av projektledare som rekryteras från kundens organisation. Optiplan tillsätter projektledare för att säkerställa Optiplans insatser och stödja kundens projektledare. Kundens projektledare ansvarar för projektets genomförande i övrigt och att redovisa arbetet till styrgruppen. Optiplan rekommenderar att deltagare från inköp, tekniska kontoret och skolor ingår i projektgruppen.

Behovsfasen

För att framställa ett förfrågningsunderlag rekommenderar Optiplan ett tillvägagångssätt enligt metodbeskrivningen nedan (specifikation av Behovsfasen).

I behovsfasen fastställs:

Förarkrav
Servicenivå
Säkerhetsnivå
Miljökrav
Fordonskrav

Tänkbara offerander identifieras och prismodell beslutas.

Resurssimuleringen innehåller fordon, elever, turer, etc.

Med utgångspunkt i dessa resultat fastställer vi resursbehovet och beräknar kostnaden.

Offertfasen

Efter behovsfasen följer offertfasen under vilken entreprenörerna inkommer med offerter. Offerterna utvärderas med utgångspunkt från uppställda kriterier. Offerter som möter uppställda kriterier går vidare till upphandlingsfasen.

Inför förhandlingsavsnittet i upphandlingsfasen upprättas en förhandlingsstrategi. Förhandling genomförs med entreprenörerna i enlighet med strategin.

I avtalsavsnittet tecknas avtal med den entreprenör som bäst möter uppställda krav/kriterier.

Verkställande fasen

I sista fasen, verkställande, kompletteras projektorganisationen med informatörer och vald entreprenör/entreprenörer. Projektledarna upprättar en detaljerad planering för implementeringen enligt exempel nedan.

OptiPlans erbjudande

OptiPlan erbjuder tjänster omfattande projektledning och specialisttjänster från behovsbeskrivning till verkställande. OptiPlans projektledare i samverkan med kundens projektledare leder genomförandet och kvalitetssäkrar upparbetade resultat. OptiPlans specialister genomför analyser, simuleringar, planeringar, optimeringar, reoptimeringar, upprättande av avtal, upprättande av förfrågningsunderlag, prismodeller m.m.