Planering omsätter ambition avseende skolskjutsen i praktik. Planeringsprocessen genomförs inför det nya skolår. Nytt skolår innebär att eleverna förändras då majoriteten går i en högre årskurs. En del av eleverna byter dessutom skola (mellan olika stadier).  Därtill förändringar i samband med att elever som byter bostadsadress. Detta och elevansvaret inom skolskjutsen motiverar planeringsprocessen.

Planeringsprocessen består av två faser, planeringsfas och verkställandefas.

Planeringsfasen innebär att en ny skolskjutsplanering tas fram. OptiPlan har utvecklat en projektmetodik för planering av skolskjuts bestående av fem faser.

Metodiken består av fem faser som syftar att stegvis definiera och lösa problemet.

I grunddata fasen sammanställs alla fakta/förutsättningar som kvalitetssäkras och godkänns av uppdragsgivaren.

Grunddata innehåller uppgifter om skolor (årskurser, upptagningsområden), scheman, elever (hemadress, skola, årskurs, särskilda behov), fordon (kapacitet, prismodell), vägnät, servicenivå (max avstånd mellan hem och hållplats, max tid i fordon, max väntetid, max bytestid, tidigast hämtning, senast lämning), etc.

Under elev fasen bestäms vilken slags skolskjuts respektive elev behöver, kollektivtrafik, specialskjuts eller särskild anordnad skolskjuts. Vanligtvis eftersträvas Kollektivtrafik som första alternativ eftersom kostnaden normalt är lägre inom kollektivtrafiken än inom alternativen. Dock kan säkerhetsbegränsningar förekomma, som att inte tillåta lågstadieelever åka kollektivt vissa sträckor pga. trafiksituationen utmed kollektivtrafiklinjen. Specialskjuts tilldelas vanligtvis endast de elever vars särskilda skäl motiverar detta. Övriga elever åker vanligtvis särskild anordnad skolskjuts.

I modellerings fasen tas tänkbara  hållplatser och vägar fram. Dessa säkerhetskontrolleras och godkänns av uppdragsgivaren.

Bild. Hållplatser

Bild. Säkerhetsklassning

I planerings/simulerings fasen optimeras modellen. Resultatet av optimeringen innehåller rutter, elever, kostnader, miljö och service.

Bild. Ruttredovisning

Bild. Elever

Bild. Rutt karta

Bild. Fordonsredovisning

I analysfasen analyseras resultatet. Slutsatser dras och rapport sammanställs innehållande rekommendationer.

OptiPlans metodik innebär att en rad kontrollpunkter arbetas igenom, vilket garanterar att kvalité upprätthålls i projektet och resultat. Vår erfarenhet är att arbetsinsatsen i projektet initialt är stor för att sedan minska mot slutet av projektet. Det är av storvikt att förutsättningar och modellen avspeglar problemet och omfattande arbete avdelas detta.

OptiPlans metodik genererar mycket information och vår erfarenhet är att ändamålsenlig och överskådlig information är viktigt om resultatet skall uppnås. Vår metodik kan med fördel användas för att genomföra årliga planeringsprojekt, vilket övergår till verkställandeprojekt som säkerställer att skolskjutsen körs i överensstämmelse med intentionerna från första skoldagen.

I verkställandefasen görs aktiviteter som säkerställer att skolskjutsen fungerar från första skoldagen. Aktiviteterna i verkställandefasen varierar mellan olika uppdrag men normalt omfattar verkställandefasen aktiviteter mot entreprenörer, skola, elever  & föräldrar. Viktigt är att berörda parter får korrekt information i god tid. Entreprenörerna  skall involveras i verkställandefasen.