Skolskjutsverksamheten
Skolskjutsen involverar och engagerar många människor vilket innebär att verksamheten utsätts för stora kravSkolskjutsen involverar och engagerande många människor, och orsakar med mellanrum offentligdiskussion om säkerhet, miljö, service, kostnad, mm. Komplexiteten i verksamheten ökar dessutom med antalet involverande parter som tjänstemän, politiker, skola, elever & föräldrar, väghållare, etc.
Vår erfarenhet är att det är väldigt viktigt att organisera verksamheten och upprätta arbetsmoment som stöttas av en grundläggande verksamhetside. OptiPlan har utvecklat en verksamhetsmodell som minskar komplexiteten genom att reducera påverkan de olika delarna har på varandra i olika skolskjutsfrågor. Verksamhetsmodellen redovisas nedan:
Modellen kan liknas med ett hus i fem våningar och tak. I grunden finns de långsiktiga skolskjutsdelarna och våning för våning byggs med allt kortsiktigare delar.
Våning 1, motsvarar kravet att anordna kostnadsfri skolskjuts i enlighet med skollagen. Skollagen anger villkoren för berättigande till skolskjuts, som färdvägens längd, trafikförhållande, handikapp eller annan särskild orsak. Det är dock kommunen och rättspraxis som bestämmer nivåerna. Majoriteten av Sveriges kommuner har generösare tilldelning av skolskjuts än de generella riktlinjer som staten utfärdat.
Våning 2, motsvarar vägarna och väghållarna. Majoriteten av Sveriges skolskjuts genomförs med vägbaserade fordon. Vägarna är en viktiga. Säkerhet, framkomlighet och hastighet över de olika vägsträckorna påverkar skolskjutsen i stor grad. . Ansvaret för Sveriges vägar varierar mellan vägverk, kommun, vägföreningar och privat personer. Vägarna och åtgärder av dessa är långsiktiga frågor, vilket innebär att skolskjutsen ofta anpassas efter vägarna och inte tvärtom. Skolskjutsen anser dock att ett gott samarbete med väghållarna är viktigt och att de ges tillfälle att framföra sina synpunkter.
Våning 3, motsvaras av den kommunala organisationen och skolskjutsens position inom denna. Vem inom organisationen ansvarar för skolskjutsen? Inom vems budget ingår skolskjutsen? Vem bedömer säkerhetsfrågor? Vem bedömer planerar skolskjutsen? Vem bestämmer skolornas upptagningsområden?
Organisationen av skolskjuts varierar mellan Sveriges kommuner. De flesta organisationsformerna har sina för- och nackdelar.
Våning 4, motsvarar kommunalt beslutade riktlinjer för skolskjutsar. De kommunala riktlinjerna är framförallt nivåer för lägsta service en elev skall erbjudas, kallad servicenivå. Kommunen bestämmer sin egen servicenivå (innehåll och nivåer), dock används många gånger: Diagram.
Vanligtvis används begränsningar som servicenivå vilket motsvarar ramar för genomförande och variation inom dessa accepteras oberoende av variationsstorlek. En ambitiös kommun kan upprätta målnivåer
Våning 5, motsvaras av upphandling och upphandlingsprocessen. Att upphandla ”rätt” skolskjutskapacitet är en komplicerad uppgift som kräver en omfattande arbetsinsatts.
OptiPlan har utvecklat en upphandlingsmetodik i fyra faser. Den viktigaste fasen är att upprätta ett ändamålsenligt förfrågningsunderlag enligt föresatsen: är frågan fel, är svaret fel. Prismodell och fordonskrav är normalt viktiga delar i förfrågningsunderlaget, samtidigt ökar vikten av ”rätt” miljökrav i underlaget. Att upprätta ändamålsenlig prismodell, fordonsspecifikation och miljökrav är enormt viktigt, speciellt om konkurrensen är begränsad.
Våning 6, motsvarar den årliga planeringsprocessen för att anpassa skolskjutsen till det nya skolåret. Nytt skolår innebär att eleverna förändras då majoriteten går i en högre årskurs. En del av eleverna byter dessutom skola (mellan olika stadier). Därtill förändringar i samband med att elever som byter bostadsadress.
Planeringsprocessen består av två faser, planeringsfas och verkställandefas.
I planeringsfasen tas en ny skolskjutsplanering fram. Planeringsfasen omfattar framförallt frågor rörande elever, scheman och hållplatser. Används optimering garanteras skolskjutsplaneringen upprätthålla samtliga förutsättningar (servicenivå, avtal, etc.) samtidigt som kostnaden är lägsta möjliga. Om relationerna till entreprenörerna är goda är det fördelaktigt att involvera dess i planeringsfasen.
I verkställandefasen görs aktiviteter som säkerställer att skolskjutsen fungerar från första skoldagen. Aktiviteterna i verkställandefasen varierar mellan olika uppdrag men normalt omfattar verkställandefasen aktiviteter mot entreprenörer, skola, elever & föräldrar. Viktigt är att berörda parter får korrekt information i god tid. Entreprenörerna skall involveras i verkställandefasen.
Taket, motsvarar utfallet. Använder ni modellen uppfyller skolskjutsen i verkligheten alla krav som uttrycks genom underliggande våningar i huset. Skolskjutsen bedöms dock ofta utifrån betraktarens personliga utgångspunkter, speciellt av skola och föräldrar. Vår erfarenhet är att riktlinjer, nivåer och nyckeltal är goda verktyg i diskussioner med berörda parter.
För närvarande bedöms skolskjutsen i två aspekter, kostnadsnivå (mot budget) och service (kommunen ambition). Dessa aspekter kommer troligtvis kompletteras med miljöaspekten. Miljöaspekten bedöms främst mot politiska målsättningar. Miljöaspekten är en naturligdel av modellen och involveras i åtskilliga våningar. Säkerhetsaspekten bedöms av olika parter, framförallt föräldrar med personliga utgångspunkter, men relateras inte till de andra aspekterna, utan: brister säkerheten i relation till uppsatta regler åtgärdar kommunen detta oberoende av kostnad, service eller miljö.